3482地區千人爬千階 健康來作伙

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回扶輪月刊 2022-10月號   作者 3482地區社員委員會主委 台北西北區社 陳斌超PP Butterfly 分享至
總監徐錕柏Louis於DDTS曾說過:「只有想像不到,沒有做不到」,報告總監我們做到了!也感受到了!
回憶從思考如何協助社員發展及防止流失委員會CH主委辦理一個室內的訓練活動開始,但疫情當頭怎麼是好。同時也接到扶輪家庭委員會Casting主委提出疫情下該如何辦理的扶輪家庭日活動?2022年4月當時疫情還在困擾整個台灣,確實不知道接著會是什麼狀況。思考下望著手邊Imagine Rotary這個圖像,念頭突生:若將兩個委員會,聯合舉辦一個活動,而且是以戶外模式,是否總監會支持?兩個委員會如何在一個活動中同時展現所求?
將此想法告知兩位主委,聽到這個想法時兩位主委都樂於接受挑戰,共同承擔一個活動或許也比較輕鬆,至於展現委員會所求,兩位主委同時覺得若以扶輪家庭日當主題各自委員會於節目中穿插議題也十分自然。
忘記是什麼場合下當面與Louis總監及地區領導人訓練委員會主委林鑾鳳E/MGA Naomi提出此想法,在不失其意義下都表示樂觀其成。活動模式就定了下來。
7月上任後開始規劃,規劃過程中選定大台北縱走第七段的木柵指南宮千階步道為目標,乍聽千階心裡不由得害怕,進行探勘實際走訪後,確定是一條稍具難度的大眾路線。
地點確認後展開所有細節討論與分工,並由兩位主委依照工作內容委請社員擔綱職務,期間預期的與意料外的問題不斷產生,但總有社員提出方案或是提供支援來適度解決。籌備過程中身為活動總指揮的筆者,內心除了感激就是感動。如當地的指南里里長在大會因人數過多,找不到安全的集合地點時,主動提出地點與桌椅設備供大會使用,並於事前告知里民會有大型活動,讓我們由擾民困擾變成社區歡迎會。
當指南宮管理委員會高主委知道3482地區扶輪家庭日活動選定指南宮為活動地點時,即時答應無限量提供午餐素食便當(原來的百年食堂因疫情關閉中)與無限暢飲服務,同時答應提供26位志工協助事前布置與事後歸建的服務,也提供千梯歷史導覽活動。讓整個活動猶如神助變得更加充實且具文化氣息,這是當初未規劃的元素,加入後更形豐富與圓滿。心中感謝指南里里長及指南宮管理委員會高主委全力支援。


籌備會時跟總監說明整個進度時,總監首先提出贊助iPhone 13為抽獎品以鼓勵大家踴躍參加,當下地區秘書長、領導人訓練會主委、社區委員會主委、扶輪家庭委員會主委也同時各自認捐手機一隻,iPhone 13五支確實增加參與的誘惑力。場勘過程中,茶亭的一支冰棒,十分眼熟是小美PAG Debra的產品,心想社友有口福了,特請總監夫人安排,一向慷慨賴總裁滿口答應還加碼一人兩枝,又是另一個感謝。到此本規劃300位社友至多500位社友參與的活動籌劃接近完成,只剩社友報名的宣傳工作。

兩星期的報名到8月20日報名截止日眼看漸漸接近了,但各社回應的情況讓人十分憂心,即時拜託各區助理總監隨時宣傳,扶輪家庭委員會Casting主委更主動一社一通電話的鼓催,報名人數由100接近300到超過500到欲罷不能,最後以887位為最後截止人數(當然還有很多是開後門追加報名)。人數讓大會有些招架不住,從另行安排安全的集合地點、追加義警指揮交通、增加接駁車數量、請指南宮增加提供的飲料餐點與壽桃數量、安排救護站(還真派上用場)、中途補給站、沿途社友冰咖啡、攝影及空拍、參加獎禮物等,所有因人數暴增產生的加倍服務工作在兩天內團隊完全克服,衷心佩服扶輪人的應變能力,也是扶輪領導人訓練潛移默化的成果,工作團隊的活動力筆者衷心感激。
Louis總監,我們意外地完成3482地區接二連三年度首件大型戶外活動(從餐點及飲料與冰品數,Butterfly確信超過千人參加),當下社友間普遍的反應是喜歡這樣的親子活動設計,有趣、好玩還能聯繫社員友誼,雖然爬山很累但很健康。大家都很高興地區於疫情期間辦這樣的活動。當然所有工作夥伴們更高興,在活動後分享會議時,連總監都提出感到意外的滿意分享,大家都很累但我們都很享受其中!