以國際講習會為基礎的扶輪地區訓練規劃提供3501地區規劃強調策略目標優先行動計畫

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回扶輪月刊 2023-05月號   作者 新竹北區社 鄭桓圭PDG Peter Cheng國際扶輪基金會審計技術幹部協調人,2021-24 國際扶輪3501地區扶輪基金主委,2020-23 分享至
國際扶輪今年已邁入年滿118週年國際組織,一個以非政府組織的國際服務社團能夠媲美以營利為目的之上市櫃公司,直至今日還能屹立不搖且能夠立於國際領先的社團組織,堪稱難得。我們長期觀察國際扶輪具有其吸引社員以及為服務公益能夠募集足夠的資金,一定有其存在的價值;其中個人在最近兩年參與IA 2021以及IA 2022年度國際訓練師Training Leader及支援訓練師,分別搜集了相關的資訊,同時有機會在國際扶輪基金會籌備為提高扶輪衡量和展示我們工作的影響力,進行扶輪影響力策略計畫訪談,過程中深入瞭解國際扶輪選任職員及幹部Staffs & Cadres,結合委外策略顧問公司結合JSI研訓院組成一個團隊,為了實現國際扶輪的願景所釐訂的4個優先事項,參與其中優先目標第一項:加強我們的影響;幾經量身設計適合扶輪並適應國際瞬間改變的相對措施而釐訂,為引導我們未來5年做一個每年度小修正以策略優先目標及行動計畫實施。
訓練教材資源以行動計畫銜接
是以,國際扶輪持續每年培訓國際、地區領導人為地區提出服務暨改變社區的計畫來改造社區的生活以及持恆改變目標而努力。歷年來地區總監與其團隊領導人也經過相當的國際訓練包括國際講習會IA、當地地區團隊訓練DTTS、社長當選人培訓PETS、以及地區訓練講習會DTA等等,戮力付出值得佩服;甚至包括地區訓練師研討會DTS,從地帶至地區分布層層傳授、窺其內容不乏:
  • 領導人指南—202N年國際講習會摘要,以4個優先事項目標策略為導向;
  • GETS討論過的扶輪行動計畫Action Plans,強調在他們的地區可能帶來的機會與挑戰;
  • 扶輪學習中心Learning Center,地區領導人,如總監當選人、國際訓練師IATL、GETS&GNTS地帶訓練師、地區訓練師等一經指派將指定上網完成必修課程。
各地區領導人結合年度訓練師、前總監、暨地區年度幹部,得選擇國際扶輪當年度指派任務,如賦權女孩empowering girl、或多元、平等及包容DEI等銜接國際趨勢需求等進行採取建立行動計畫予以配套措施落實國際規劃方針;另外更需要依據各地區實際需求引述前三項訓練取得各項資源,邀約具經驗領導人選擇值得培訓重大項目討論做成教材,因材培訓並且佈施於地區各類型訓練會中提出討論取得共識後建立行動方案方能落實(如附表一)。
導入互動式研討帶動扶輪領導
落實地區訓練旨在佈達總監理念、目標、任務、以及共識行動方案以達成目標;其培訓過程也是關鍵;若是能採用引導人facilitator訓練方式最為有效且能讓扶輪人有感且勇於自行負責;IATL兩年期間有幸與前總監PDGs May and Sara共事,我們共識也曾嘗試引領試辦,礙於現況與傳統蕭規曹隨心態,試以本章節提出個人見解期能拋磚引玉,挑戰改變我們的適應力來接納互動式研討會interact workshop,由引導人引言後吸引扶輪人就是採取行動的人來互動說明,相當於回到孔子與子路、顏淵時代的互動「盍各言爾志?」蓋日後要執行任務落實行動者乃是扶輪人而非台上的講師;因而敢於提出行動建議訓練教材與研討方式略要如下:
1.臚列目標:以地區總監為首要提出,且以本文所揭示4項優先目標策略整理分類為20項次。
2.先行討論:由訓練師、前總監、引導人成立「地區策略小組」先行規劃為達成目標:
  • 每項列出至多三項行動方案, 可參考GETS 總監訓練時的心得;
  • 並分別做成投影片,每一項行動方案至多一張投影片,每張投影片頂多一項大標題,5個子項小子彈點。(即是Power Point強而有力的點);做成每項目標研討教材最多3-4張投影片。
3.召開引導人會議:地區訓練師召開,先行與地區10-12名引導人/引言人及其搭配結論人共同接受總監與訓練師為達成目標,如何引導社/地區領導人提出較可行方法並初步修訂編成;
  • 主張分組討論以每組引導人及其結論人取代現行主講人與資源提供人。
  • 引導人只是引言目標行動方案,逐案分別聽取參與研討的採取行動的人來表達作法可行性。
  • 而結論人聽取參與意見後逐各分項增減原編方案做成初步共識後於研討會議結束前5分鐘提出共識後宣讀。
4.會議形式:先行召開大會後再召開分組研討會,每場次訓練會皆然;
  • 只有大會採用單向式溝通意即由總監、訓練師等說明設訂目標原由。
為何而設置本項目標Know Why?以及
預計執行哪些行動才能達到目標Know What?以及
為達目標總監採取之各項領導Leaderships措施或激勵Incentives?
  • 而分組研討則採取雙向溝通,讓採取行動的扶輪人,暢所欲談而非大鳴大放,引導人可以維持討論秩序並掌握發言時間;經驗上研討一項目標及其次項行動方案以40分鐘編訂,包括做成共識結論。
5.教材選訂:原則以量身製作,總監為達成自訂目標而要求採取行動的人自行提出方案「歡喜做甘願受」賓主盡歡何樂不為?
  • 千萬不再引用十餘年前舊講義20-30頁,在一節課讀完而不知所以然?亂槍打鳥結果手中無鳥?
  • 引導人最好還是自行上網My Rotary/Learning Center,就相關議題先行上網研習並且作成筆記更新投影片;
  • Rotary近五年也是開放地區教材以Learning Center為基礎自行發展,只有保留一份社長當選人手冊President Elect Manual,其餘尊重地區發展所需;
  • 此外最近兩年IA課程、教材、主題或是活動,筆者將在下一章節有系統整理提供各位參考或納編。
略述程重點優先採用
國際扶輪訓練的各類的課程大致上分做七大類,個人在本次的文章中整理明細為46個明細課程;現在僅就這兩年依據地區比較配合國際趨勢所應該面對。國際扶輪秉承傳統堅持的目標管理理念,大致上列舉條文如下列提供參考,由於編輯章節時間有限,就只能列舉,待各位閱後拋磚引玉希望更多領導人共識再給予補充說明。
課程11首先國際扶輪RCC是配合目標管理設訂課程,以目標管理導向從系統設計到我們教材的講義,全篇要求地區落實以目標為策略,並落實行動計畫;
課程12所要求的是以各位總監當選人從GETS完成的課程所記下來的行動計畫,配合國際訓練講習會所帶來的課程加以補充,完整地完成總監對地區年度規劃的目標;這項是課程設計人的構想也是整個課程的銜接的關鍵密碼,它是一個持續性的訓練,只是本次再強調以優先目標顯示各項次的影響、觸及、投入及適應分類(如圖1+2);

課程17行為準則,當扶輪核心價值面臨挑戰再加上為了落實行動計畫,國際扶輪希望能夠打造一個行為規範來協助扶輪人面對目前挑戰的環境;是以聯合課程53、55要求訂出行為準則,這是一項非常新的構想,本次提出來希望能獲得各位領導人的注視;
課程15疫情中學到的經驗,兩年來疫情可以預期未來會議形式多元改變需要,希望地區率先提出構想,包括可以視訊開會做成各項的決議,也希望各地區能夠凝聚經驗在未來的適應能夠增強我們的適應力來改變會議與服務形態;
課程25吸收新社員籌組新社,本年度更強調非社員的年輕領導人為吸引的對象;
課程34為行善說故事,鼓勵實際已完成捐助或執行獎助金計畫的扶輪人,以五分鐘說出感動故事來吸引更多採取行動的扶輪人參與共襄盛舉;
課程43EPN工作角色持續推廣列入策略優先事項,針對我們的服務對象國際扶輪秉持的根除小兒麻痺症為首的任務,執行以及著重在公共形象的推廣;建議各地區任何活動以這項為我們的品牌般打亮來繼續推動。包括服務以及募款以及活動來增強我們的影響力以及形象。
課程45增加我們的影響,衡量並提升專案影響力與價值,國際扶輪基金會強調善用獎助金計畫包括地區獎助金及全球獎助金能夠深入社區而能夠改造社區改變社區的行為方式,來加強行善天下訂定量化的模組;期待地區領導人在審核提出計畫的時候有共同的概念與想法,而不是扶輪基金會的審查人員在刁難,這是一再強調服務計畫的影響力,要有改變生活、改善社會的影響力;
課程47 DISC國際主委支持DRN, 執行全球獎助金也特別強調地區國際主委成立地區資源網絡,這是兩年一再強調的,希望台灣九地帶在12個地區,從社到地區都能夠落實有一個地區資源網絡來推動協同和國際的社團來共同推動獎助金計畫才能深入全球的社區;
課程50提供社員的期待,提到社員如何留住新社員?兩年特別強調新社員的續留率 retention,希望能夠達到九成以上續留,這是以國際扶輪的品牌來吸引新社員留著乃是一個重大課題,請各地區建立這項留著新社員KPI指標,是否有達成並能落實這項行動計畫;
課程54包括配合國際潮流的多元、平等及包容這三項也就是國際扶輪一直強調的增加我們的適應力。在台灣我們如何包容扶青社、讓年輕人能夠與扶輪社員共同的來執行扶輪及獎助金計畫,這是最好的能夠包容年輕人;而且包括女性社員比例也達到30%,讓女性社員也有同樣平等投票權,擔任領導人的機會,甚至能夠建立KPI引進女性社員目標數,而不是只有男性社員。
課程55行為準則重點摘要,再次強調行為準則這一點在扶輪2022年首次提出顯然國際扶輪已經面對世界的行為改變而造成國際社團的擔心,所以當「四大考驗」有所動搖或無法遵循時,如何制定在這個準則之下來自訂地區行為規範和行為準則非常重要;個人也建議以台灣扶輪整個地帶來共同規劃,讓全體台灣社員有個遵循更好,僅止於建議;
課程62應對抗拒,從歷年來訓練會議的反應中發現對籌組新社和扶青社或有抗拒,所以如何抗拒與提出對應措施方法,請各地區也提出行動計畫;
課程72根除小兒麻痺的角色已經列入優先目標的第一項,再次呼籲各地區主辦各項大型活動,還是以這一項目標為標誌配合服務與募款活動,來加強國際扶輪形象的推廣;
課程73領導風格,國際扶輪一再強調我們是服務性質的公益單位,所以地區領導人如何獎勵並得到與扶輪社有採取行動的人取得共識,這樣包容的心態而不是以命令的方式來帶動我們地區活動。
以上列舉都是簡略要點,各位可以參閱行動方案要點,該些要點都是課堂上記錄參與者反應與看法,再次強調拋磚引玉希望各位領導人再再提出討論改善。