首先面臨的是報名系統及圓山場地限制。註冊報名是最複雜的工作,因為涉及會前會GELS、GNLS、DLFS、RRFS、COLS的5個訓練研討會。以圓山的老式開會場地,很難規劃出能符合所有講師教導方式的滿意場地,因此只能把大場地給人數較少但活潑教學的會議當訓練場地,如此費用增加很多。光是規劃就用到DGE Archi 建築設計長才。訂房系統也是一大考驗,由於圓山飯店無法接受2017年的訂房不用押卡的簡單方式,所以只好由我個人代表研習會擔保,才得以用原始訂房作業。
報名才是大考驗,因為一年前的早鳥報名已有250位,所以沒有辦法換成全新的系統,在PDG Brian的主導下,克服種種難題,光開會就不只20次,終於在註冊組社友的全力協助下,才得到用手動與網路系統的無縫接軌。事後發現如果一開始就換成全新系統應該可以省掉5倍的人工。
會議組的PDG Wendy,發揮議事的長才,只跟決策小組開了3次會議,就有從手冊到司儀,從多媒體到視訊演講等現場完美的呈現。
節目組的PDG Jimmy 只說了一句話,要比新加坡的國際年會更具特色,果然在他的規劃下,從場布到表演都達到了,會場我聽到的只有驚嘆及讚美。
總務組的PDG Paul非常犀利,在全體組員的團體合作下,從場地變化,糾察控場,到桌次的估算,都是最佳狀況,在此特別感謝PP Larry及 PP Power多位社友的竭力付出。所有的餐飲,咖啡、小點心更是美味可口恰如其分。
機場接機在PDG Allan 及DGND Man的運籌帷幄下幾乎接到了所有來參加大會的社友,只有動員強大的社友及妥善規劃,加上多年來在各種接機場合的累積經驗才能辦到。
還有辛苦的貴賓接待Aides們,亦步亦趨早到晚的特助服務,使貴賓在大會感受到放鬆及享受,真是辛苦了。
最後感謝我的軍師PDG C.T.、秘書長PDG JP、訓練長PDG Pauline、財務長PDG Audi及所有的幕前幕後出錢出力的所有社友,沒有你們的付出大會是不可能成功的。