2026台北國際扶輪年會地主籌備委員會(HOC)於2024年11月18日週一上午在臺大醫院國際會議中心4樓402廳召開會議向台灣12個扶輪地區的2024-25年度總監、2025-26年度總監當選人、2026-27年度總監提名人及HOC全體執行委員報告籌備最新進度。會議在司儀PDG Wendy邱文麗介紹與會貴賓，主委HOC主委PRID Jackson謝三連致歡迎詞及國際扶輪前社長PRIP Gary黃其光、國際扶輪理事RID Naomi林鑾鳳、扶輪基金會保管委員TRF Trustee Frank洪清暉、國際扶輪前理事PRID Surgeon 劉啓田、總監班長DG Jessica陳正玲等貴賓致詞後，隨即由2026台北年會HOC主委PRID Jackson開場進行主委報告。
他首先感謝2014-15年度國際扶輪社長Gary黃其光的全力支持，2015年6月RI理事會決議2026國際扶輪年會於2026年6月13-17日在台北市舉行。他也謝謝各位執行委員、總監、前總監、總監當選人、總監提名人的支持及幫助。他報告說國際扶輪社長提名人RIPN Mario為台北年會已於2024年2月17-19日在台北漢來飯店召開RIPN Orientation，同年8月25-27日在同飯店召開ICC會議，8月26日晚出席在台北圓山飯店為他與夫人舉行的歡迎晚宴，8月28日拜會賴清德總統。2026台北國際扶輪年會主要會場是南港展覽館一館、二館，開幕式、閉幕式、所有全會都在大巨蛋舉行。PRID Jackson衷心感謝PDG Tony陳茂仁前總監的幫忙及蔡英文前總統的支持，經濟部王美花部長在2023年9月7日正式公文，同意台北年會免費使用南港展覽館一館及二館，節省了新台幣6,000萬元。他感謝3523地區總監提名人DGN Jassy楊樑福幫忙，HOC在2024年1月22日與台北市蔣萬安市長簽署備忘錄，提供所有參加者免費的捷運車票（新台幣3,000萬元）。PRID Jackson表示2026台北國際扶輪年會HOC將會在2025年5月時，安排到台灣12個地區分別舉辦團體早鳥註冊說明會議，屆時敬請各地區總監、地區秘書長、助理總監、地區執秘、各社社長、各社秘書、各社執秘（幹事）務必參加，HOC將會在2025年3-4月份左右安排，並通知各地區說明會日期及時間。HOC將大力推廣早鳥註冊，並在2025年6月21-25日加拿大卡加立Calgary國際年會期間推廣「早鳥註冊」優惠價格（每位大約美金$425），並要求各社社友及寶眷提早註冊2026台北國際扶輪年會，推廣註冊人數達地區社友人數的75%（可以內含寶眷）。
隨後，HOC各組主委率團隊報告所屬業務及進展。首先，活動組主委PDG Electronics謝炎盛報告了HOC將主辦的活動，包括根除小兒麻痺台灣單車縱騎（恆春台北之間540公里，預計200人參加）、根除小兒麻痺3K & 12.5K路跑（總統府廣場為起點及終點，預計1萬人參加）、唐美雲歌仔戲（國家戲劇院：1,328席）、國家交響樂團（國家音樂廳：1,921席）、地主招待之夜（台北漢來大飯店1,500人，台北六個地區扶輪社接待）、國際友誼晚宴（暫定晶華酒店或喜來登飯店200-250人，限邀請者參加）。
總務組主委PDG Kega姚啟甲、副主委PDG Brian陳向緯報告該組各項庶務工作、政府關係（與總統府辦公室及台北市市長溝通連繫並請求支持）、市區推廣布置（包括捷運站燈箱廣告）、LED跑馬燈、市區公車廣告、計程車車體及車內多媒體螢幕廣告、HOC交通（與台北市政府相關單位，連繫有關免費悠遊卡的細節，安排RI長官及職員來台開會及會勘期間之交通接駁）、制服（採購國際年會各委員會之制服及Polo衫高辨別度的義工背心）、會後中英文報告書、特助（RI社長、社長當選人、社長提名人、扶輪基金會主委、基金會主委當選人、年會委員會主委等人在國際年會期間的特助）等工作。
志工組主委PDG Michael曾東茂報告志工召募、訓練、任務指派等工作，將在桃園機場及松山國際機場有20小時志工服務，預定在年會相關場地提供1,200名志工服務。
友誼之家組在主委PDG Computer邱秋林與團隊陪同下由副主委PDG Wendy邱文麗報告友誼之家的表演節目、文化攤位、潛在攤商召募輔助等工作。表演節目展現多元，由台灣12地區提供各式表演與展現各國不同文化節目，以電子螢幕與紙張提供每日節目表，線上直播表演節目以及採訪，以及針對國外與會者提供互動式節目，包括舞蹈、文化服飾體驗走秀等。文化攤位將有業界第一隱形冠軍與值得驕傲的扶輪社友，以在地文化創造前所未有的體驗，現場展現重視環境及永續，並提供全球社友一站式全方位服務。茶道、書道、國劇臉譜、彩繪、花藝、功夫、絲巾美學、木雕、陶藝各種文化體驗將讓與會者驚豔。此外，友誼之家還將以蘭花一起創作一面END POLIO牆，與安得烈食物銀行共同服務讓與會者一起完成一件有意義的事。招募攤商提供視障按摩的休憩角落、高品質具台灣特色的紀念品、2026 台北國際年會限定版商品。友誼之家提供各式餐飲選擇及開幕，將令人回味無窮。
贊助組主委PDG Coach莊子華報告2026台北年會的贊助募資目標為50萬美元，目前已獲星宇航空、中國信託、台新銀行、雄獅旅遊、山富旅遊、圓山飯店、台北漢來大酒店、中華電信、遠傳、台灣大哥大、上奇科技、傳真機購、甲山林、鈊象電子等知名公司贊助。
行銷及推廣組主委PDG Pauline梁吳蓓琳報告運用總監月刊推廣註冊向台灣12地區社友、寶眷及扶青社友推廣註冊，鼓勵地區組團拜訪姐妹地區或社推廣台北年會並鼓勵註冊、在地帶會議及2025與2026國際講習會、2025卡加立國際年會中推廣台北年會、支援RI公關部門有關台灣新聞媒體的資訊及其他宣傳所需管道、在2025年4月測試及啟用HOC網站、向RI建議可供公關部門在台灣推廣扶輪形象的社群平台、透過RI指定廠商生產HOC所需的推廣紀念品、印刷HOC所需文件及協助RI所需印刷文件、提供年會參加者台灣的觀光行程、HOC用以推廣的旅遊行程說明書、在年會提供人力並設置旅遊櫃台等工作。
財務組主委PP Ping酈蘋報告HOC預算、會計、法律、保險方面的工作。HOC預算收支總計3,373,955美元。預期政府將提供之財務激勵部分已由同HOC主委PRID Jackson報告。
各組報告完畢後，現場開放Q&A問答，發問踴躍，HOC主委PRID Jackson謝三連均一一詳盡答覆，有時各組主委、副主委或相關委員也予以補充說明，但是也指出某些建議或質疑，國際扶輪有最終的決定權，不能盡如人意。會議圓滿結束後，大家午餐餐敘。