扶輪改變中的成長

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回扶輪月刊 2024-05月號   作者 新竹北區社 鄭桓圭PDG Peter Cheng
國際扶輪基金會審計幹部技術協調人2021-24年 國際扶輪3501地區國際服務主委2023-26年 分享至
百年殿堂持續成長就是靠不斷的改變

國際扶輪自1905年起發展迄今將屆滿120年了,本著非政府組織、服務社團的組織經營跨越全球168個國家和地區,國際扶輪從事以「超我服務」 、扶輪基金會倡議以「行善天下」這兩項主張為社區做出貢獻, 百年間扶輪社員一起展望的世界裡,人們結合力量採取行動,在自身、社區及全球各地創造持恆的改變。個人有機會加入扶輪瞭解到國際扶輪確實是百年殿堂值得我們學習與奉獻的社團。個人自2002年加入國際扶輪至今才滿22年認識扶輪資訊算是才疏識淺,期間所經歷的扶輪重大活動、變革,除了2005年遇見了國際扶輪百週年的紀念活動所有當年度重大的活動以外,值得記下來說明有下,例如:
扶輪基金會的未來願景
(TRF Future Vision Plan)
我們日後稱為「未來願景計畫」,不僅僅是扶輪基金會的計畫,對於國際扶輪與扶輪基金會來說,這是扶輪重大策略轉變的一部分;國際扶輪前社長兼未來願景委員會主委路易斯‧季愛雅(Luis V. Giay)說道,我們為扶輪基金會提供的新模型均符合下列既定標準;最終所有成果效益簡單揭露如下:
• 成本與效益考量:保管委員會認識到必須重新評估建立獎助金計畫的成本考量,最終以提高每一全球獎助金專案至少30,000美元;
• 滿足捐款者的要求:改善捐款資金使用配合款的方式Rotary SHARE,回饋我們捐款者所服務的社區產生更大的影響。
• 六項焦點領域:制訂了優先事項及其六項焦點領域,集中資金服務焦點專案,至2021年度起新增第七項環境保護。
• 推廣試辦地區取得成果:記得當時只有3500地區代表台灣參與全球100個試辦地區為期三年(2009-12);時值3500地區許勝傑前總監擔任RRFC,PDG Archi高瞻遠矚大器支持也奠定了台灣扶輪最近20年來扶輪服務計畫的蓬勃發展。
我們相信支持改變將有利於扶輪組織的長期發展,希望所有扶輪社和地區成為變革的「擁護者」。
青少年服務新增為第五大服務
2010年立法會代表通過「新世代」作為扶輪的第五項服務。理事會的決定受到了社員的熱情接受,因為這將推動扶輪社員和扶青社員之間的協作(collaboration)。
• 青少年服務致力於讓青少年和年輕人發揮領導作用。
• 扶輪青少年領袖獎(RYLA),又稱青少年領袖營,是一項針對14至30歲年輕人的培訓計畫。該獎項強調領導力和公民意識;以及RYE學生交流計畫,這項從1947年以來已提供給來自超過100個國家38,000人,是當現世界規模最大的私人資助國際獎學金計畫;國際扶輪試行學生計畫相當成熟,50餘年後才更新增為五大服務,足見扶輪在穩健中求新求變於無形中。
• Rotaract扶青社員是一項針對18至30歲青少年的國際青少年計畫;同時於2019年立法會議提升了扶輪青年服務團的地位,改變旨在增加扶青社從國際扶輪獲得的支持,並提高他們的服務能力。國際扶輪社長Barry Rassin在提出這項建議案時表示 「這傳達了一項強烈訊息,即他們真正是我們服務的夥伴。」在許多方面,扶青社的體驗不會改變。扶輪社仍將授證和繼續贊助扶青社。
• Interact扶少團則專注於為12至18歲青少年提供國際服務。
國際扶輪策略優先事項和目標
2017年,國際扶輪策略計畫委員會邀請參加「您對扶輪的願景」問卷調查。回答者約有三萬名扶輪家庭成員,包括兩萬名扶青社員;結果釐訂出2017年新版:Rotary International’s Strategic Planning Priorities and Objectives July 1, 2018 – June 30, 2023 Rotary’s vision statement:相信我們扶輪讀者在座或許有機會填過問卷參與願景過程,結果:
• 扶輪的願景聲明:在我們一起展望的世界裡,人們結合力量,採取行動,在自身、社區及全球各地創造永續的改變;這項改變做了很務實的變革,提供扶輪社員更實際投入服務計畫來持恆改變社區。
• 國際扶輪策略計畫:
■ Core Values 核心價值-Fellowship聯誼、Integrity正直、Diversity多元、Service服務,及Leadership領導力:五項核心價值仍維持不變;
■ Strategic Priorities策略優先事項,改變原先的三項策略:支持及加強扶輪社、聚焦及增加人道服務、提升公共形象與認識,而改變成為新制訂的優先策略:
1.增加我們的影響Impact
2.擴展我們的觸及Reach
3.促使參與者的投入Engagement
4.增強我們的適應能力Adapt
個人有機會於2020年接受Past RI President Gary Huang黃其光前國際社長推薦成為2021年度國際扶輪講習會國際訓練師IA Training Leader,接受訓練與擔任引導人期間,個人猛然覺醒所有教材已經大幅改變;國際扶輪有條不紊整理來自願景聲明以迄策略優先事項,終以目標管理為導向設計課程,號稱將引用為扶輪地圖Rotary Map可供按圖索驥,輔以引導人 Facilitator與總監當選人彼此問對,課堂中不斷以影響、觸及、投入、適應能力、討論反覆諄諄誘善直到結論。
再接續的兩年奉派擔任地帶訓練師,成為總監當選人、或總監提名人地帶學習課程引導人。在引導與學習的過程中曾經一再的思痛,倘有機會應尋求各地區的訓練教材、內容也應該有所變革;因為國際扶輪策略一旦更新後就徹底的在執行, 而我們地區的領導人,若不再更新版本恐將無法與扶輪策略接軌到位。
扶輪多元、平等、包容(DEI)
2020年9月國際扶輪成立了一個工作小組,負責評估扶輪多元、平等、包容(DEI)的現狀,並製訂一項全面的行動計畫,以幫助我們在整個組織內進一步重視和實施這些原則。
• 扶輪社和地區致力於設立專門委員會來進行 DEI工作:
■ 針對年齡、種族、膚色、身心障礙人士、宗教、社會經濟地位、文化、性別、性取向或性別認同性別、文化、語言等,學習以同理心對不同觀點,以尋求理解。我們多練習這些對話就會更具包容性;
■ 真正理解我們扶輪社員可以應用DEI來增加我們的社員之方式來擴展我們的觸及;
• 國際扶輪呼應聯合國響應身心障礙人士的包容性, 該行動架構目的是消除障礙,讓身心障礙人士參與工作和生活俾利在身心障礙包容方面取得可持續進展;
■ 從「賦權女孩」、「賦權婦女」迄「賦能青年」等,北美地區扶青社員大力鼓吹下;
■ 復以明尼阿波利斯市喬治‧弗洛伊德被謀殺的影片登出後,「黑人的命也是命」開始倡議國際維權運動,種族和各行各業的扶輪社員都期待受到平等對待或有機會參與所有扶輪社活動, 以提高扶輪社員增強適應能力。
2021年1月International Assembly訓練師開訓,教材內容就安排了相當分量DEI以及Empower Girl等新興議題;訓練師彼此也互相討論,相信針對國際扶輪這兩項半生半熟議題懵懵懂懂討論做成行動計畫;三年以來目前執行狀況屈指可數?期間包括地帶研習會也是必修課程明列引導,甚至中文組加列入寶尊眷課程充分討論。
查詢於2021年11月《扶輪政策彙編》已經修訂於26章130節,專屬章節「我們對多元、平等、包容的承諾」,我們重視多樣性並慶祝各種背景人們的貢獻,相信所有人都擁有可見和看不見的品質,這些品質與生俱來,它們是獨一無二的;我們努力創造一種包容性的文化,讓每人都知道他們受到重視並有歸屬感。
全球的扶輪社友中約有24%為女性,過去國際扶輪的銘言之一「服務最多、獲益最大」的英文原文原本為「He Profits Most Who Serves Best」,在2004年也更改為不具性別色彩的「They Profit Most Who Serve Best」;台灣經瞭解於2019年根據公投結果提出同性婚姻之草案,經行政院、暨立法院三讀通過,規定年滿18歲的同性伴侶可成立同性婚姻關係,台灣成為亞洲第1個承認同性婚姻的國家。身處扶輪九地帶12個扶輪地區, 我們共識DEI較北美地區單純, 針對亞洲地區目前多元屬性擇合年齡、身心障礙、性別、性取向或性別認同性別、文化、語言等加強認知與,尤其對青年、婦女充實扶輪社員結構,亦將加強我們的適應能力(Adapt)。
恪遵扶輪社員行為準則Code of Conduct
本行為準則反映了扶輪的核心價值並解釋了我們的責任,學習社會正義,多元、平等、包容作為重點領域,準則作為行為標竿是形而上的規範,並不是影響他人的因素;
• 如同我們的核心價值一樣,希望扶輪社員和扶青社員能夠體現這一準則;
• 扶輪服務計畫參與者、基金受益人、專案合作夥伴和社區成員。具體而言,行為準則適用於所有扶輪社、地區,和扶輪國際會議、培訓、活動,以及社員代表扶輪社的其他任何地方以及社交媒體。
「扶輪社員行為準則」(5條)早於2011年已經國際扶輪理事會通過,並編入《扶輪政策彙編》(見2024年4月版第8章8.030.2.條),復經理事會於2021年11月通過,增訂DEI項下「行為準則」(8條27款),並編入《扶輪政策彙編》(見2024年4月版26章140節)。這項因為引進DEI政策而要求鼓勵扶輪社員等需遵行的行為準則更加強編訂,增列下列:尊重的語言、支持、營造熱情和包容的環境、慶祝多元化、行為準則問題和疑慮,以及成人騷擾問題等,再再加強行為明細規範。請參考台灣扶輪月刊譯登於2022年10月號的「扶輪社員行為準則 」https://taiwan-rotary.org/ebooks/detail_list.php?eid=88&id=2920及2022年3月號的「扶輪行為準則」https://taiwan-rotary.org/article/detail.php?id=379。
國際扶輪早在1943年採用「四大考驗」,作為全球的扶輪社員在事業及生活上的遵行依據;如今在DEI多元引進社員為了足以反映社會需求僅以本文建議台灣各地區新增加入扶輪社員要求新社員來簽屬「扶輪社員行為準則」(5條)做為新增規範以有所遵行。
RI 塑造扶輪未來委員會(SRF),正在試辦中
塑造扶輪未來委員會主委PRIP Barry Rassin向區域化諮詢小組做了簡報,解釋以解決社員資格、公眾形象、溝通和籌款方面的挑戰,擬議的區域治理試點,Zone 8 pilot包括在澳洲、紐西蘭和太平洋島國。(本章節所述之職位華文均以暫譯)
除了為節省社員時間和經費外,新結構法人治理將創造有活力的扶輪社環境,並為更多潛在的扶輪領導人提供有吸引力的角色,透過精簡現存的治理結構,我們將:
共享地理、文化和語言的扶輪社以適合自己的方式組織起來。
消除重複並消除層次結構,使Rotary更具成本效益。
提高溝通效率,以增強扶輪社、社員與扶青社員的參與。
透過新的扶輪社類型、靈活性和反映我們多樣性的合作夥伴選擇來增加社員數量。
吸引更多社區、企業和政府部門的支持。
在決策過程中培養更多元化的觀點。
減輕領導者的行政責任負擔。
• 以「扶輪社區團體」RCG為基礎,成立委員會有效支持總地區總監;
■ 新的扶輪社分組方式,每組扶輪社被稱為「扶輪社區團體」(RCG)。RCG將基於扶輪社的共同點,例如地理位置、扶輪社類型或共同語言。他們將舉行實體會議、線上會議或兩者結合,並將選擇會議的
頻率。
■ 扶輪社將能夠提名他們喜歡的主要和次要分組方式。並且主要是線上分組。例如,一個扶輪社可能想要一個主要的地理群體,並且還想加入一個由熱衷於特定事業的其他扶輪社組成的網路。
■ RCG召開會議,確定共同協作以及扶輪社區領袖(RCL)如何為他們的團隊發揮作用。
• RCL將取代助理總監(AG)的角色
■ 每個RCG將選出自己的扶輪社區領袖 (RCL),這種「社群」意味著協作、共同目標、參與和身分,而「領導者」定義了角色的重點,並避免了與「總監」和「管理者」等相關的管理內涵。
■ RCL將支持扶輪社建立更大規模的合作夥伴關係,增加社區影響,在社區內建立更高的公眾形象,吸引新的扶輪社社員。
• 區域委員會Regional Council的角色,成為與RI的關鍵聯絡人
■ 區域委員會主委Regional Council Chair將負責管理區域委員會,包括確保委員會專注於其使命、願景和策略,而不考慮地理位置或利益。
■ 有效的聯繫區域委員會與國際扶輪南太平洋和菲律賓辦事處(RISPPO)。
■ 此職位由扶輪社與社員協商選出,任期兩年。
• 區域多功能委員會主委Regional Council Portfolio Chairs,以支持區域委員會
■ 該等委員的提名和選舉將由8地帶扶輪社和扶青社負責。
■ 區域委員會將包括區域多功能委員會主委,他們對六項功能組合領域的成果負責。包括:服務專案和計畫、公共形象和合作夥伴、社員資格、領導力的形成:學習與發展、巨額籌款及獎助金(包括扶輪基金會)、多元、平等、包容。
• 區域委員會支援職位
Regional Council Support positions
本項為非選舉職位,區域尋求提名,申請中符合下面相關職位說明中的要求。
■ 法人及行政主管
Corporate and Administration Lead
■ 區域委員會法人和行政部門的負責人選是一位經驗豐富的扶輪社員,他將確保法律、監管、風險、財務和人力資源職能部門之間密切、全面的合作,為區域委員會提供建議和支持。
■ 成為與IT主管的聯絡Liaison with the head of IT。對於成功執行對區域委員會的支援至關重要。這個角色將促進和培養關係,確保跨部門協調行動和參與,以無縫共享資訊。
自2019年初以來,國際扶輪理事會批准了2018-19年度地區總監的申請書,值至2020 年4月轉變為探索SRF提案,團隊意識到這一模式,該計畫的重點就陸續成立推出; 我們有幸目睹Zone 8 pilot正在有系統再造區域組織朝著現行治理需要而進行探索變革誠屬難得;個人除2023年底於高雄地帶研習會參與GETS&GNTS以及地帶分組討論會中知悉瞭解扶輪社員以及RI主管人員之意見外;趁著403大地震後的春假兩天空檔,上網登入Rotary Zone 8 / Regionalisation Pilot 網頁閱覽了更新內容,且進入近一年每月視訊截至2023年3月視頻得知,略表意見:
1.完整的BPR企業流程再造留下詳細的文件包括DOC, PDF, PPT, Video、網頁等足以充分提供日後規劃、遵行、查詢、核對、更新以及行動計畫,堪稱試辦典範;
2.再造治理結構足以充分協助地區總監完成任內必要任務;
3.以「扶輪社區團體」RCG若比為現行扶輪分區, 比較為務實而不流為形式,可以因事設人找出對的人做對的事;
4. RCG選出自己的扶輪社區領袖(RCL)取代傳統助理總監AG,賦予特定職位,建立更大規模的合作夥伴關係落實扶輪策略, 增加我們的影響Impact、擴展我們的觸及 Reach、促使參與者的投入Engagement、增強我們的適應能力Adapt; 落實因人設事,達成協助總監分工合作要求。
5. 設置區域委員會Regional Council成為與RI的關鍵聯絡人, 以及多功能委員會, 授職惟能按照六大功能包括服務和計畫、公共形象、社員、學習與發展、籌款及獎助金包括扶輪基金會、多元、平等、包容分別設置功能委員會主委。
6. 遴選專家成立區域委員會支援職位RCSP,強化區域法人治理結構與人選,並賦予任期方能有效分享國際扶輪ERP/SAP讓實施多年扶輪資訊生成事業智慧(Business Intelligent)提供扁平化區域治理組織分享與傳承。
我們鼓勵現行每年度全球539個地區領導人,經過遴選、提名、當選、學習、地帶學習以至國際講習會經過完整培訓學習後,再在各自地區舉行地區團隊、社長當選人學習、地區講習會傳承給地區領導人來服務社區改變人生;各地區每年度總監當選人所提出新計畫與目標,以及鋪陳的地區組織以及人事,是否洽當?地區是否成立評估委員會有效評估?或地區總監自行評估Self-Assessment?
我們地區組織與治理、領導、服務,是否虛有其表而華而不實?當今Zone 8 Pilot正在提出再造構想與治理架構與流程,至少是五十年來罕見的變革,我們可以藉由線上網路資訊隨時上網觀察學習,甚而加入論壇賜教與學習,互相學習成長總有可以效法的章節。至少個人認為國際扶輪已經耗資導入ERP事業資源流程已經10年以上,足夠在這數位系統平台上建置一項創新的有效治理組織。
綜理以上個人僅能列舉20年來六大項國際扶輪重大變革,以尋求有效達成長期策略目標;蓋這些變革國際扶輪與扶輪基金會邀請企業界專家、知名國際顧問公司、學者專家以及資深社區人士、扶輪社員、領導人參與試辦、執行、檢討付之實施得宜;針對該等成果如觀斧鑿痕,每項計畫都是精心設計量身打造,使得社員不斷成長,扶輪基金募款得以善用並加惠捐款地區,產生重大影響社區根除疾病。
我們有幸參與扶輪,每年度在輪值新領導人帶領超我服務,服務人類服務社區改善社會行善天下。然我們不能因此自滿,且要尋求精進。
TRF專業技術幹部增設財務稽核加強評估計畫品質
扶輪經過百週年慶典後,理事會經過謹慎評估接受建議決定增設配合獎助金計畫稽核人員。
• 舊酒裝新瓶再造服務計畫品質:扶輪基金會主要提供服務項目,其中以提供人道服務計畫為主;以最近幾年來投入人道服務每年編列至少120百萬美元預算支持;這項服務主要就是提供捐款人透過扶輪分享制度項下進行地區獎助金以及全球獎助金為社區服務進行七大焦點領域提供社區重大影響改善社區。
• 基金會廣招扶輪好漢全球25位稽核幹部參與;2006年國際扶輪透過網頁以及扶輪月刊針對已取得專業會計師或稽核師資格的扶輪社員進行招募,復以計畫性培訓付以指派任務進行年度例行遵行查核計畫;個人當時以:
■ 2007年春天經過地區領導人同意後,以當時執業需要於1995年在美國芝加哥考取內部稽核師資格,連同個人累積20年審計經驗報名;
■ 於2007年6月30日經過嚴格甄選,從500多位候選員中通知錄取擔任,同年10月中旬奉派前往伊利諾州伊文斯頓國際扶輪總部,接受為期三天兩夜的專業訓練,也成為了扶輪基金專業幹部, 定期奉派前往指定地區來進行全球/配合獎助金的查核工作。
■ 這項堪稱基金會管理需要的措施Action,當初我們也認為是抽查所需要的為了管理的需要事實上我們奉派接受任務,同時有簽署保密切結所以執行多年來從來沒對外公布過任何的查核的內容;不過個人僅認為透過稽核以第三者客觀身分再加上本身也是扶輪社員,所進行的客觀檢查、評估,對於當時的配合獎助金確實有所
幫忙;
■ 擔任18年來綜合整理,財務稽核也陸續增加人員,我們提出來的計畫報告也大致上依據扶輪基金會的條件與條款的款項來做遵行查核,所謂「可報支」、「不可報支」做個整理並提出計畫的持續性的考量;我們的稽核報告也定期的匯總整理出來提供給扶輪基金會Trustee Cadre Chair定期召開保管委員會議來討論是否繼續執行計畫與否?
稽核人員秉持客觀立場, 執行全球獎助金計畫希望能夠提出具有建設性意見使得服務計畫更能達成產生對社區重大的影響或改變;影響改善社區讓社區改變就是讓當地受益人接受了計畫,能夠改變受益人的生活、改變受益人對社區的貢獻,這項報告也是作為扶輪基金保管委員做日後審查該連續計畫是否繼續持續來執行。
結語
個人所學專業,目前在資本市場與投資高科技產業熱絡,尤其重視法人治理為重;所以針對組織的成長與改變特別敏感。
在這引用了國際扶輪創始人保羅‧哈里斯的一句名言,1935年保羅‧哈里斯說,「這是一個不斷變化的世界;我們必須準備好改變…,有時變化是漸進的(evolutionary),有時是革命性的(revolutionary)。」相信這句話也為扶輪百週年以後再見證了一個改變中成長的基調。
扶輪社員以及扶輪領導人也都能秉承這項理念不斷的創新和為扶輪帶來的改變,使得這個非政府組織能夠秉持的服務社區的招牌而不斷的能夠募集善款來維持扶輪的運作,這是值得我們繼續傳承。