在地區學習活動中實踐扶輪行動計畫

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回扶輪月刊 2024-06月號   作者 赤崁社 吳中仁PDG Supla 斗六東南社 林庚賢DGE Aaron 斗六東區社 梁季倉PP Simon 分享至
摘要
透過地區學習計畫的擬定,將扶輪行動計畫的基因帶入學習活動流程的設計中,並在執行上結合線上學習 —— 扶輪學習中心,及傳統實體課程,更結合扶輪外部資源,創造出本地區未曾有的全新學習體驗。
地區過往背景
我們3470地區的地理區域包括雲林、嘉義、台南及澎湖,而且地區內有台灣近千扶輪社中第二古老的扶輪社 —— 台南扶輪社,今年即有70年的歷史。儘管地區範圍內也有科學園區等產業聚落,但雲嘉南向來是台灣的農產重鎮,多年來我們地區有著保守重傳統的氛圍也就不足為奇了。
當PDG Supla擔任本地區第38屆總監時,那一年(2021-22年)受到全球疫情的威脅,是國際扶輪唯一一次將國際講習會完全以線上方式進行,而沒有傳統的實體會議。正如狄更斯的名言,「這是最好的時候,這是最壞的時候」,時任總監的Supla也藉此機會敦促地區社友加入#MyRotary,地區社友的登錄比例從36%增加至72%。此外更有數社的領導團隊甚至在DTA之前,完成了扶輪學習中心的社領導層級的學習計畫(#ClubLevelLeadership #LearningPlans),這是本地區有史以來的一項創新成果和突破。
在即將來到的2024-25年度,雄心勃勃、全心投入的地區年輕領導人 —— 即任總監林庚賢Aaron,在2023年就邀請PDG Supla擔任地區學習引導人(昔稱地區訓練師),並邀請PP Simon為地區學習委員會主委,同時我們即根據他的想法,擬訂25頁的「地區學習計畫」草案,該計畫經過我們委員會成員的討論進行了多次修改。該學習計畫的架構包括了以下幾個章節:
-文件依據
-各項學習活動之指導原則
-各項學習活動規劃
-地區學習委員會名單與分工
-學習引導人名單
部分內容請參見附圖。
引領學習模式變革
根據學習計畫,首先我們邀請了有潛力的未來引導人來參加學習研討會。在那次研討會上,PDG Supla介紹了地區學習計畫,並請與會者自主填寫一份志願問卷表(如附圖樣張)。表上列出了DTTS/PETS/DTA中的所有分組課程主題,與會者可根據自己的喜好選擇1到5個分組課程主題,並用數字表示優先順序。然後,填寫同一志願主題的所有成員 ―― 不分優先次序 ―― 將編在同一主題的學習小組,但由優先次序高的其中一人擔任小組召集人,再由每個學習小組負責制定分組課程內容,並推選出代表引導人擔任實際課程中的引導人。
當收集了所有的志工表格後,觀察票數分布可以發現有趣的現象,就是有一些課程很熱門,也有相對冷門的。最受歡迎的課程包括PETS和DTA的社員發展和公眾形象課程,這也反映了社友們對扶輪發展重點方向的認知。然後我們敦促每位學習小組成員都要完成扶輪學習中心的課程,特別是「成為有效的引導人」課程,並各自提出兩個在分組課程中會用到的情境題。
提高引導人的參與度
第2步是由PDG Supla來示範分組課程。在示範之前,PDG Supla從每週#Learning CenterReport中公告了學習委員會成員的學習進度,並鼓勵大家擴大學習與他們負責課程相關的其他學習課程。在示範過程中,每位與會者手邊都有一份從學習中心下載的「引導人評估表」,先從評估者的角度觀察PDG Supla的示範,以求有助未來成為被評估者時應注意的重點。此外,他們還在小組討論中參與情境題的討論演練並分享他們討論的成果,完全按照完整的50分鐘課程進度執行演練。PDG Supla特意挑選了一個不在原設定分組課程中的主題,以避免影響他們未來課程準備的自主性。在這次研習後,每個小組都開始進行實體或線上的討論,合作準備他們的課程。而且由於每位成員可能屬於多個小組,因此在跨組間會自動整合資訊產生協同作用。
最後一步即為各分組的演練,在這之前,一些小組召集人或代表引導人會就情境題或課程內容向PDG Supla尋求建議。但他盡量不去影響他們,甚至避免參加他們的小組會議,只是提醒他們課程內容不要太多,因為引導人在課程中的發言時間只有10分鐘。在引導人的實際演練活動中,所有的委員會成員都出席作為學員觀眾,讓引導人充分感受實際課程進行的氣氛。所有分組課程都具有相同的架構:5分鐘介紹課程架構,10分鐘提示與課程主題相關的重要內容,亦可摘錄扶輪學習中心內容。然後將進行兩個情境討論,每個情境題有9分鐘討論時間,並將由其中隨機選出兩組來分享成果,每位發言人3分鐘。最後5分鐘則由引導人來表彰學員表現,及適當回應一些問題,並鼓勵學員進一步學習,來結束50分鐘的會議。
確保社友對扶輪基本知識的瞭解
我們為期一天半的PETS於3月中旬舉行。儘管學習引導人們已做好充分準備,轉換過去以講課訓練為主的模式,變成以學習者為主的模式,並以情境討論為主的方式來進行課程;但如果學員沒有做好充分的課前準備,學習模式的改變就不會成功。因此,學習委員會與扶輪領導學院台灣分會合作,開設為期兩天的社長當選人專班,並督促他們完成扶輪學習中心的課程,以確保學員的基本知識。奇蹟出現了,線上課程100%完成,社長當選人彼此的連結也在專班期間建立起來。當我們正式執行PETS時,所有與會者都感受到每場課程的活躍討論氣氛。不只是社當受到鼓勵與鼓舞,連引導人也有類似的感受。
增強我們的適應力
PETS之後,接下來就是DTA了。記得在2021-22年度首次推廣扶輪學習中心時,還需要特別開闢時段來教大家登錄MyRotary,以及介紹扶輪學習中心。儘管如此,當年還是有3社在DTA前完成社團隊的扶輪學習中心課程,得到超前布署獎。但2024-25的團隊,在DTA前的初步統計有近50社完成,是十五倍以上的進步。截至4月底為止,據各社回報完成社團隊學習中心課程比率,已超過85%,是本地區了不起的成就。
在各分組課程部分,都有非常熱烈的案例討論;分組引導人所展現的引導效果就如原先的設定和練習,值得為引導人鼓掌,還有配合支援的協助引導人也如預期,搭檔引導分組學習活動。而且每個分組幾乎都是全員出席,為歷屆最高的分組討論出席率。今年除了每堂分組課程都有新的架構外,在社長組還做了特別的安排。根據扶輪政策彙編20.060.3,建議DTA的社長組課程專注在公開演講。因此,我們聯繫了國際演講協會(Toastmasters International,是國際扶輪自2019年起的聯盟伙伴),邀請了一位曾任全國總會會長的Doris擔任分組引導人,培訓未來社長們的公開演講能力,也擴大了我們的觸及。除了這些重要的課程內涵外,在DTA的活動設計上,IDG Aaron把國際講習會的氛圍複製回來,邀請了兩位扶青來擔任大會主持人,而且身著牛仔裝扮來預告著2025年的國際年會,活潑的主持搭檔全程串場,為大會帶來輕鬆的氣氛。而IDG Aaron也為每個社製作了符合扶輪標章的各社新的活動旗,在開幕時由各社的社長當選人執旗上台,也為大會一開場就創造了高潮!
結語
相對2023-24年本地區的社及社員數量的增加外,2024-25年度更重視領導團隊質的提升。這次的地區學習活動,除了舊瓶裝新酒的傳統實體課程外,我們也結合扶輪學習中心,以及第一次將國際扶輪的學習合作組織納入地區學習活動。透過地區學習活動的實踐中,我們對這種學習模式的轉變充滿信心。我們很高興見證並成為其中的一部分。在準備學習活動的過程中,我們從一開始的首版學習計畫的擬定,到引領整個引導人團隊的投入參與,我們不僅提升了地區學習團隊的體質,還增強了我們的適應能力。而3470地區扶輪知識的普及度,相信在12個地區中會是名列前矛的,也顯示出2024-25團隊龍飛鳳舞,全力以赴的精神!