歷經了一年多的籌備工作，國際扶輪3523地區年會終於在2024年4月20-21日兩天順利完成了，今年的地區年會讓出席的社友們有點小小震撼或算是小小驚豔吧？年會原來也可以這樣辦哦？這樣很特別耶！哇！太繽紛了吧！這是很多社友在出席年會時的共同反應，今年年會似乎獲得蠻大的迴響，也增加了不少討論度，原先還有點擔心這麼創新的年會不知道社友能不能接受？看來是我們多慮了。
台北圓山大飯店相信是很多北部地區扶輪社友們再熟悉不過的場地吧？而12樓的大會廳更是很多國際及地區重大會議首選之地，大會廳超挑高外還有一條金龍盤踞由上往下俯瞰大廳氣勢磅礡，這是很多五星級大飯店所無法比擬的，雖然建物本身稍有點歷史；但莊嚴氣派是大家所公認的，唯一可惜的是舞台、音響及視訊效果稍微弱了些。在這裡我參加過無數次的大小會議，光是地區年會就不下二十次，所以對圓山這個場地再熟悉不過了，相信很多社友亦有同感。對了，講那麼多先自我介紹一下，筆者是台北南華社前社長Steven，很榮幸能受國際扶輪3523地區總監Stela賞識，擔任2023-24年度地區年會籌備委員會主委。
天啊！你怎麼敢接年會主委這工作啊？這是很辛苦的職務哦！你會很累的！要多保重身體啊！帶狀皰疹疫苗記得要去打哦！謝謝這麼多好友對我的厚愛及關心，感覺好像要出什麼重大任務，而且是有去無回似的。其實沒那麼嚴重啦，我完全瞭解這職務的壓力及辛苦，畢竟在年會裡擔任過各種職務，一屆年會執行長、四屆年會副主委，還有其他各工作會職務，好歹我也算是年會籌備會的老鳥了；只是混了十多年還沒從年會畢業而已，沒錯，這是大部分社友不敢接的工作，剛接下這任務時心中有段時間是忐忑不安的，因為要拜託那麼多好朋友幫忙是件不容易的事，在扶輪裡我一直有個想法：那就是自己能做的事就不要麻煩別人，但年會畢竟不是靠一人就可完成的任務，所以只能自己調整心態、重整思緒找大家一起來幫忙，直到人事底定後才鬆了一口氣。
過去這麼多年累積的經驗，心想終於可在今年好好發揮一下了，首先，年會的主視覺及主軸要先確定好。有一天總監跟我說：我想要一個迪士尼風格的年會沒問題吧？當下我稍微愣了一下，當我回過神後，迪士尼、地區年會？這兩個完全不搭嘎的事情怎麼會連結在一起呢？但看到總監發亮的眼睛及上揚的嘴角，我剎那間捨不得潑總監冷水，硬著頭皮馬上回答沒問題！謝謝總監這麼早就決定好主題，我會努力完成交付任務的。短時間內我立馬召集了年會各工作會主要幹部，討論了這個年會主題、主視覺及舞台型式，在經過熱烈討論後得到一些共識，首先年會稍微修正為童話世界風，主視覺及現場拍照背板布置也請籌備會有美工背景社友協助設計，經過多次修改後決定採用今年度最常用也是總監喜歡的粉紅色系，同時間也開始規劃各全會議程、開閉幕式及總監之夜晚會表演活動等等，所有的構思都以童話世界風格為中心，所以這次的年會面對的挑戰是跟往年不一樣的，在大會廳裡我們捨棄了原有舊舞台，改採橫向舞台設計，這樣的好處是舞台變大、變寬，而舞台後方的液晶電視牆也放大了不少；如此可增加視覺上的效果，也把台下社友跟舞台間的距離拉近了，即使坐在觀眾席最後方角落的位置依然可以很清楚看到舞台上一舉一動，就連上下舞台時間也縮短了，這樣有利於三、四全會敘獎的速度，而原有的舊舞台也沒浪費掉，把它當作是燈光音響及影像多媒體的控制台，很多出席社友也非常讚許這樣的舞台配置，除了空間充分利用外也打破以往固定直式座位設計框架，晚會的節目表演也因為大舞台及燈光影音效果極佳而增加了節目效果及可看度，連今年的RI社長代表PDG Pauline也稱讚我們辦地區年會根本就是國際級的年會，有了重量級的扶輪前輩幫我們認證，更堅信這是一場成功而且跟以往很不一樣的年會。
回到年會的主視覺部分，搭電梯到12樓時，打開電梯門瞬間就能帶給社友們耳目一新的奇幻體驗，全部粉色系的顏色當基底，整個環景城堡映入眼簾，接著走到友誼之家主舞台及南迴廊副舞台也都呈現這樣的風格，很多社友很喜歡這樣溫馨又活潑的設計理念，年會就是地區一年一度重要的嘉年華會，可以活潑一點不要那麼拘謹，不錯啊！這樣的風格讓人覺得很放鬆、有創新、很適合拍照，這些都是參加年會社友給的評價及回饋，這樣的反應也讓我們籌備團隊非常高興，籌劃這麼久一切的辛苦都值得了。
在此要特別感謝總監Stela一直以來對我們團隊的信任、提攜與鼓勵，並給予我充分的授權及協助，當然籌備會所有的夥伴們才是我最大的靠山，沒有他們是無法完成如此大型活動的，感謝大家為年會奉獻了無數的時間與心力、所有年會籌備會的夥伴都是我生命中最重要的貴人，一個人可以走很快，但一群人可以走更遠，經過這次難得的年會籌備經驗後我更能領悟到箇中道理。