會議現代化
2021/09/06  閱覽數 151  作者 撰文:Vanessa Glavinskas 分享至
今年4月,《華盛頓郵報》發表了一篇標題為《我們將保留什麼》的文章。11位作家研究了大流行期間在生活上他們希望能夠繼續下去的各方面,例如遠距上班的彈性、更深入不可缺少的員工之欣賞,以及有更多時間去接觸大自然。

待在家裡以減緩新冠肺炎的傳播固然打亂了我們的日常生活,但它也讓一些事情變得更好。現在我們正處於一個共同的十字路口。隨著社會的重新開放,我們要如何利用學到的東西來改善生活?我們如何改進我們過去接受為「正常」的東西?當扶輪在2020年底對社員做意見調查時,75%的扶輪社員回答說,他們的扶輪社主要在新冠肺炎大流行期間在網上開會,而18%的人大多親自出席會議。少數扶輪社已經完全停止開會。

隨著Zoom會議的召開,腦筋動得快的扶輪社有更多機會去邀請世界著名的演講者。

但是,儘管大多數扶輪社成功地改成線上會議,Zoom一再被提及是疲勞和沮喪的根源,特別是那些加入扶輪七年或更久的受訪社員。然而,一些最近幾年才加入的社員並沒有被這種改變所困擾。其中一個欣然接受線上會議的人是珍妮‧史托茨(Jenny Stotts)。
史托茨協助俄亥俄州雅典陽昇(Athens Sunrise)扶輪社於2016年完成授證。該社例會是在一家咖啡店舉行,直到新冠肺炎大流行禁止面對面的會議為止。然後他們改成Zoom會議,這對史托茨很有幫助,因為早上7點的會議開始與她孩子的日程安排發生衝突。她很高興有機會同時處理多項任務,在開車送孩子上學時撥電話參加線上會議。這就是她希望扶輪社能繼續提供的彈性。
「當我聽到我們要『回去面對面開會』時,我輕輕地說,『不,我們正在做下一步的事情,』史托茨說。「我知道人們真的很疲勞。但是,這並不是Zoom的錯。是人們在它上面花太多時間才會筋疲力盡。」
「視訊會議將繼續存在,」史丹佛大學虛擬人機互動實驗室主任傑里米‧拜倫森(Jeremy Bailenson)預測──不僅適用於扶輪這類的組織,也適用於工作場所。「Zoom有可能通過取代通勤來繼續提高生產力和減少碳排放,」他在2月份的《技術、頭腦和行為》雜誌上寫道。
它還可以節省資金,這是企業界大加利用的一個因素。2020年馬克‧祖克柏(Mark Zuckerberg)預測,在未來5到10年內,臉書一半的員工可能遠端上班。Google 提供混合工作模式,鼓勵員工每週三天到辦公室進行合作,並允許大多數員工可以自由地遠端工作。
擔任6690地區社員主委的史托茨希望扶輪社也繼續利用視訊會議──不僅為現有社員提供彈性,而且還能促使新社員參與。「這是更大包容性訊息的一部分,」她說。「該是我們提出這個問題的時候了:這個扶輪社有誰不見了,為什麼?也許線上會議這個點子對他們來說不錯。這是我們聚焦於為人們提供更多參與方式的理想時機。」
危機也是轉機
去年9月,美國國家過敏和傳染病研究所所長安東尼‧佛奇(Anthony Fauci)從向美國政府建議如何應對新冠肺炎大流行的工作中抽空,在車庫內舉行的扶輪社會議上發表線上演講。(是的,車庫。)
會議是在加州拉莫林達陽昇(Lamorinda Sunrise)扶輪社社員吉姆‧馬格拉夫(Jim Marggraff)的家中舉行,會議雖然簡單,但通風良好,讓那些選擇親自參加的人有足夠空間保持社交距離。「隨著Zoom會議的召開,腦筋動得快的扶輪社有更多機會去邀請世界著名的演講者,」馬格拉夫說。由於佛奇能夠透過影像來演講,扶輪的會議地點並不是一個限制因素。出席會議的其他演講者包括當時的國際扶輪社長柯納克以及梅琳達及比爾蓋茲基金會和世界衛生組織的領導人。
馬格拉夫錄下了會議,包括面對面在場的部分,這樣他就可以分享這個概念是如何運作的;他還整理了一個教程,來幫助其他扶輪社舉辦自己的混合會議。「他的想法是製作一段影片來幫助扶輪社了解舉辦混合會議或線上/面對面會議是多麼容易──這種會議將人們實際聚集在一起,同時讓遠端社員同時參加會議,」馬格拉夫說。(請到tgig.org查看車庫會議和教程。)
馬格拉夫是一位發明家和企業家,最出名的是創造了LeapFrog廣受歡迎的LeapPad系統,該系統可協助兒童培養閱讀和數學技能。現在,他把焦點放在透過他創立的非營利組織全球影響集團The Global Impact Group (TGIG)來協助扶輪社,該組織由扶輪社員運營,旨在幫助非營利組織更好地利用技術。
線上會議可增進出席的方便性,對於在外地參加補出席例會的傳統之下只想訪問不同的扶輪社的社員,以及對於那些因健康問題或時間衝突而無法親自出席例會的社員來說,這是一種好處。吉姆‧西莫蒙(Jim Simmermon)是一位充分利用線上會議開創的選項的扶輪社員。
現年95歲的西莫蒙住在賓夕法尼亞州的一家養老院,他透過Zoom出席賓夕法尼亞州奧克蒙特維羅納(Oakmont Verona)扶輪社的週二例會。另外他每週三參加另一個扶輪社的網路會議,他曾經是該扶輪社的社員,每週四參加另一個網路會議,這次是他兒子的科羅拉多州高地牧場(Highlands Ranch)扶輪社(Littleton)。「我喜歡出席扶輪例會;它讓我感到振奮,」西莫蒙說。「不管你幾歲都沒關係。任何人都可以舉行Zoom會議。」
擔任TGIG執行長的史考特‧道爾(Scott Doll)預測,在「Zoom熱潮」之後,新技術將使得任何會議添加虛擬會場變得更容易。「面對面的接觸永遠都令人嚮往,」喬治亞州阿爾法利塔(Alpharetta)扶輪社社員道爾說。「但我也認為,我們將看到線上會議和混合技術的進步,這將讓它更容易使用,並被接受為我們聚會的主要方式之一 ── 無論是為了商業、娛樂還是公益。」

「該是我們提出這個問題的時候了:這個扶輪社有誰不見了,為什麼?也許虛擬會議這個點子對他們來說不錯。」

迎接挑戰
「我們必須使用三到四個不同的網際網路連接來舉行混合扶輪社會議,以防其中一個當掉,」英屬維京群島羅德城(Road Town)扶輪社的成員迪赫德拉‧波特(Diehdra Potter)說,該社2020年夏季開始舉行混合會議。「我們有的社員真的非常渴望與同社社友聚會的常態,」波特說。「但那些高危人群的人不願意當面開會。」
該社2020-21年行政主管波特說,儘管她並不認為自己特別精通技術,但她決心想出能讓每個人都能參加會議的方法。但是,由於他們的戶外會議空間(飯店的露臺)的網際網路連線不可靠,新系統需要一段時間才能完善。

「有一次會議,我們的地區總監只說了三個字,網際網路就當掉了,他在畫面上動也不動,」波特回憶道。「我們不得不等待幾分鐘,然後重新啟動。但是突然間,他開了個玩笑,然後繼續說下去。」從那時起,波特學會了利用會場的兩個Wi-Fi網路以及其他連線方法(如移動熱點)來管理拍攝現場出席者和放映Zoom會議與會者所需的多台筆記型電腦和手機。其他可用的網際網路連線作為備用。
波特的堅持得到了回報:扶輪社例會的總出席人數增加了35%。「我們還有其他社員在家裡登入網路會議,」她說。「有時我們會有 40 名與會者來自我們的扶輪社,20 名來自其他扶輪社──包括扶青社及扶輪少年服務團。」許多參加網路會議的人是在其他加勒比島嶼上。
「當我們的邊境對遊客關閉時,我們的許多社員都遭受生意上的損失,」波特說。「他們不得不結束營業,或裁員。沒有收入,很多人都很擔心。」這就是波特覺得必須讓扶輪社繼續運轉的原因之一。「我們需要這些會議來照顧我們自己,」她說。羅德城社員艾爾維斯‧哈里根(Elvis Harrigan)也表達了這種觀感。「自2017年以來,我們經歷了多次颶風,然後是新冠肺炎,現在又在聖文森特火山爆發,」哈裡根說。「透過這一切,扶輪成為緩解壓力的泉源。」
「混合會議可能需要大量的規劃,但這是值得的,因為無論人們在哪裡,你必須接觸到他們,」波特補充道。「在困難時期,我們可以在我們熱愛的事物中找到快樂──那就是扶輪。」
接下來是什麼
「人們在變化,優先事項也在重新調整,」明尼蘇達州伊甸草原中午扶輪社社員、國際扶輪策略長湯姆‧索芬森(Tom Thorfinnson)說。當人們從一年或更長時間的孤立中走出來,希望更加有目的地安排他們的時間,索爾芬森認為,扶輪社有機會擁抱扶輪的核心價值,即提供有意義的服務機會和建立關係。

「混合會議可能需要大量的規劃,但這是值得的,因為無論人們在哪裡,你必須接觸到他們。「在困難時期,我們可以在我們熱愛的事物中找到快樂──那就是扶輪。」

雖然大多數扶輪社員報告說,新冠肺炎大流行並沒有影響他們明年繼續當社員的可能性,但約9%的被調查者表示,他們繼續當社員的可能性較小或小得多。雖然Zoom疲勞對某些人產生了影響,但當社員的成本和時間也是如此。保留線上會議選項可以幫助扶輪社維持其社員就因這一點。
「如果你每月參加線上會議兩次,每月親自參加會議兩次,它就會減少社員的開支,」國際扶輪前理事傑弗里‧卡多雷特(Jeffry Cadorette)表示,他曾擔任一個負責評估扶輪社和地區未來如何最有效利用線上聯繫的特別工作小組的組長,他指出,一個擁有線上選項的混合扶輪社在技術上未必複雜,它可以為關心扶輪費用和時間的社員提供更有彈性的替代方案。
「我們的傳統扶輪社模式讓我們度過了前面的115年,」卡多雷特說。「但如果我們只依賴早餐、午餐和晚餐聚會的扶輪社,我們將在十年後變得無關緊要。我們必須尊重我們的過去,但要為未來進行改造。」

跟隨吉姆‧西莫蒙的帶領,利用混合會議模式,與扶輪社和世界各地的社員建立新的,或強化已有的人脈。請到myrotary.org/club-search使用「Find a Club」 工具org/club-search,它能讓您過濾出親自參加開會、網路開會,或兩者皆備的扶輪社。

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