參與線上會議:現場會議到虛擬會議
2021/08/31  閱覽數 241  分享至

當我們無法親自見面集會時,扶輪社仍然可以在虛擬環境中與社員互動。以下是一些提示、資源及最佳做法,可幫助貴社享受線上會議帶來的靈活性。

如何開始

如何讓你的社友同儕們激勵你!以下是扶輪社員可以做出轉變的資訊:

線上會議的最佳做法

作為籌備者,線上會議歸結為兩個要素:科技及內容。

所以,當你正在籌備一個線上會議時......

當你們都聚集在一個房間裡時,你知道如何讓會議繼續進行。以下是您將面對面會議轉換為虛擬環境的七個步驟。

1

堅持會議基礎

透過議程設定基本規則,並在會議結束時清楚地扼要列出後續步驟。如果需要背景資訊,請事先分享。

2

重新思考你的會議

調整您的內容,使線上形式的會議達到最大效益。例如,聯誼時間可以成為社員在小組中進行社交的線上分組討論室。

3

選擇最好的科技

在選擇平台之前,請考慮社員可能有或沒有設備。

4

排練

演講人一起練習,讓他們知道如何請求控制及共享他們的螢幕畫面。儘早登錄以測試音訊並確保所有演講人都開啟音訊。

5

使其易於訪問

不是每個人都可以透過視訊加入。提供音訊選項並考慮錄製會議以供稍後共享。通知與會者會議將被錄製,以便他們可以根據需要關閉鏡頭。

6

保持吸引力

使演講長度達到最短並使討論時間達到最長。使用投票、問答及其他工具將與會者的注意力集中在內容及彼此身上。

7

尋求支持

建立一個團隊來注意聊天室、在會議期間回答問題以及解決科技問題。徵求與會者的回饋意見並據此因應調整。

資料來源:2020 年 3 月 3 日哈佛商業評論的「舉辦一場精彩的虛擬會議需要什麼」: "What it Takes to Run a Great Virtual Meeting;" https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting

讓社員參與虛擬環境的技巧

貴社為社員們提供歸屬感及個人成長機會。即使在虛擬環境中,您也可以繼續與社員互動。

  • 了解如何在冠狀病毒大流行期間與社員互動Learn how to engage members during the coronavirus pandemic
  • 即使是在網上,仍然要忠於貴社的獨特文化
  • 考慮添加一個選項,讓社員在每次會議後留在線上,並且非正式地建立人脈連結
  • 邀請潛在社員參加虛擬會議及活動
  • 以虛擬方式進行新社員入社訓練並廣泛分享

你可知道?

扶輪社員及 扶青社員可以透過「扶輪全球回饋」Rotary Global Rewards 獲得 Zoom 帳戶 15% 的折扣。

線上會議的扶輪資源

探索科技

請嘗試一兩個視訊軟體,然後選擇最適合您的。

本文由台灣扶輪月刊譯自國際扶輪網站的Engaging Online Meetings: in-person venue to virtual

回上一頁