當我們無法親自見面集會時，扶輪社仍然可以在虛擬環境中與社員互動。以下是一些提示、資源及最佳做法，可幫助貴社享受線上會議帶來的靈活性。
如何開始
如何讓你的社友同儕們激勵你！以下是扶輪社員可以做出轉變的資訊：
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6440 地區（美國伊利諾州北部）Suzanne
Gibson 總監所著「為您的社舉辦虛擬會議」Embracing virtual meetings for your club
- 助理扶輪協調人兼9920地區Ingrid Waugh 前總監所著「在社交疏遠期間保持聯繫的想法」Ideas for staying connected during social distancing
- 「與喬治·羅伯遜·伯內特談線上會議的5個問題」5 questions about meeting online with George Robertson Burnett
- 扶輪社財務暨7020地區前總監Diana White所著「「讓網路扶輪社幫助您上網」Let e-clubs help you get online
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尋找網路扶輪社Find e-clubs並尋求幫助
線上會議的最佳做法
作為籌備者，線上會議歸結為兩個要素：科技及內容。
所以，當你正在籌備一個線上會議時......
當你們都聚集在一個房間裡時，你知道如何讓會議繼續進行。以下是您將面對面會議轉換為虛擬環境的七個步驟。
1
堅持會議基礎
透過議程設定基本規則，並在會議結束時清楚地扼要列出後續步驟。如果需要背景資訊，請事先分享。
2
重新思考你的會議
調整您的內容，使線上形式的會議達到最大效益。例如，聯誼時間可以成為社員在小組中進行社交的線上分組討論室。
3
選擇最好的科技
在選擇平台之前，請考慮社員可能有或沒有設備。
4
排練
與演講人一起練習，讓他們知道如何請求控制及共享他們的螢幕畫面。儘早登錄以測試音訊並確保所有演講人都開啟音訊。
5
使其易於訪問
不是每個人都可以透過視訊加入。提供音訊選項並考慮錄製會議以供稍後共享。通知與會者會議將被錄製，以便他們可以根據需要關閉鏡頭。
6
保持吸引力
使演講長度達到最短並使討論時間達到最長。使用投票、問答及其他工具將與會者的注意力集中在內容及彼此身上。
7
尋求支持
建立一個團隊來注意聊天室、在會議期間回答問題以及解決科技問題。徵求與會者的回饋意見並據此因應調整。
資料來源：2020 年 3 月 3 日哈佛商業評論的「舉辦一場精彩的虛擬會議需要什麼」: "What it Takes to Run a Great Virtual Meeting;" https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting
讓社員參與虛擬環境的技巧
貴社為社員們提供歸屬感及個人成長機會。即使在虛擬環境中，您也可以繼續與社員互動。
- 了解如何在冠狀病毒大流行期間與社員互動Learn how to engage members during the coronavirus pandemic
- 即使是在網上，仍然要忠於貴社的獨特文化
- 考慮添加一個選項，讓社員在每次會議後留在線上，並且非正式地建立人脈連結
- 邀請潛在社員參加虛擬會議及活動
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以虛擬方式進行新社員入社訓練並廣泛分享
你可知道？
扶輪社員及 扶青社員可以透過「扶輪全球回饋」Rotary Global Rewards 獲得 Zoom 帳戶 15% 的折扣。
線上會議的扶輪資源
- 混合會議最佳做法課程Hybrid meeting best practices course
- 虛擬/面對面會議影片Virtual/In Person Meetings video
- 會議線上學習主題Meeting Online Learning Topic
- Vimeo視訊上新的社計畫合集Club Programming collection on Vimeo中觀看最近扶輪會議的社員事務演講。
- 社的會議 Club meetings (PDF) 提出了一些在籌備會議時需要考慮的有益問題
- 社的靈活性常見問答Club flexibility FAQ讓您深入了解其他社如何在虛擬空間中進行調整以滿足社員的需求
- 扶輪社及地區支援代表Club and District Support representatives也可提供幫助
探索科技
請嘗試一兩個視訊軟體，然後選擇最適合您的。
本文由台灣扶輪月刊譯自國際扶輪網站的Engaging Online Meetings: in-person venue to virtual