參加世界扶輪雜誌編輯講習會之我見與我思

 

 

台北大安社鍾鶴松PPHarrison

「台灣扶輪」月刊主編

 

 

 

 

 

 

      去年十二月間聽說國際扶輪將於今年五月初舉行每兩年一次的全球三十一種國際扶輪地域扶輪雜誌編輯講習會。二月中旬收到國際扶輪負責部門主管的邀請函,安排五月四日及五月五日為期兩天講習會的概括議題與徵詢意見或建議。三月初來函正式邀請參加2016 Rotary World Magazine Pressseminar (2016 扶輪世界雜誌新聞網講習會) 並收集參加人的個人資料,以便代訂旅館。四月下旬收到詳細的議程及有關的資料。至此一切按部就班地準備就緒,完成所有的前置作業。

 

因為台灣與美國時差的關係,必須於五月二日深夜自台灣起程,方可在五月三日抵達芝加哥,參加主辦單位的歡迎酒會,與來自世界各地的扶輪雜誌編輯認識聯誼。這一路飛行轉機,加上時差,自是疲憊勞累。

 

不過,當天晚上假參加這次講習會者所住的旅館Hilton Garden Inn 舉行的歡迎酒會卻帶來不少的歡笑與溫馨。接觸到不同膚色,不同國籍,不同口音,不同年齡的紳士淑女,但卻有共同的話題,那就是扶輪雜誌編輯的趣事與經驗分享。所以如有任何類似的機會,一定要充分把握溝通與學習。這樣不只與人同樂,促進友誼,同時增廣見識,充實自己。

 

目前扶輪世界雜誌新聞網是由31 種地域雜誌以25 種語言發行的團體成員組成,「台灣扶輪」月刊亦是其中的成員。每月全球總發行量超過776,000 份,自扶輪創立百年來,構成穩定成長而成功的國際扶輪宣導新聞網。

     
根據國際扶輪理事會的許可, 每兩年舉行一次扶輪地域雜誌編輯講習會,提供說明, 宣導, 互動, 接觸, 討論, 聯誼等功能的一種平台。它使所有成員有機會面對面交換意見,解決共同的問題,而同時國際扶輪主管單位Global Communications ( 全球通訊) 可以動員人力物力,給予指導與協助,使得扶輪世界雜誌新聞網能夠順利地完成其所肩負的責任。
     

這次的講習會由前國際扶輪理事(2009-2011) John Blunt, 前國際扶輪理事(2008-2010) John Lawrence, 扶輪世界雜誌新聞網顧問理事會理事長 RWMP Advisory Chair Robert Aitken 以及國際扶輪通訊長 Chief Communications Officer David Alexander 主持。整整兩天的講習會過程全部由John Blunt 擔任moderator 即席主持人。會場設在國際扶輪世界總部的一樓大約有50 坪的會議室,在其側面另有專屬各種語言的口譯人員的房間,為需要翻譯的成員提供同步口譯。講習會全程以英語進行。像這樣的國際性會議或聚會,語言的表達能力至為重要,既可暢所欲言,又能促進國民外交,神情篤定,從容不迫。不過,如不知節制,過度炫耀自己,則或遭人側目,反生負面效應,不得不慎。

     
預定的議程是從五月四日9:00 a.m. 到5:45 p.m. 以及五月五日9:00 a.m. 到4:50 p.m. 上課或分組討論的議題包括全球通訊的介紹,如何一起合作?聯絡的對象,為何需要通訊傳播的計畫,宣導根除小兒麻痹計畫, 社員成長與扶輪全球回饋, 扶輪基金百週年慶祝活動報導, 地域扶輪雜誌如何進一步支持與推廣扶輪的優先項目, 申請扶輪地域雜誌認證與遵守規定, 顧問理事會之實際作業
     
     

報告,扶輪世界雜誌新聞網顧問理事會報告與新章程,發展地域扶輪雜誌策略報告,數位媒體檢討,新的網路與扶輪網站如何成為扶輪雜誌報導扶輪故事的平台,視覺媒體的新焦點,扶輪雜誌如何充實報導內容,如何使用Dropbox 的平台,分享英文扶輪雜誌與地域扶輪雜誌的內容,國際扶輪全球通訊策略之介紹與報告,社交媒體的應用,視覺辨識與信息,設計與模式如何提升報導與通訊傳播效果,扶輪品牌經由扶輪雜誌推廣,如何取得扶輪資料,讀者的分析研究,讀者的反應調查,扶輪雜誌之改革。除了以上的簡報與互動討論之外,其他的活動包括參觀國際扶輪世界總部的17 及18 樓,團體照,Farmhouse 晚宴等。整個過程非常緊湊而內容豐富,可見在David Alexander 領導其堅定團隊的完美籌備規劃以及John Blunt 專業水準的全場主持之下,這次講習會完全按照預定的議程順利完成。比較輕鬆的時間倒是在Café International(B1 餐廳) 早餐與午餐時刻,可與其他地域扶輪雜誌的人士,邊用餐邊聊天。


從全程參與這次的講習會,可歸納下列感想與看法:
一、國際扶輪總部秘書處聘用各個領域的專業管理人士,對於協助地區及扶輪社的服務計畫與各項活動的確有很大的幫助。為增加其效能,扶輪社友應先瞭解其組織架構與各部門的職責功能與專案人員,接著就可在有關需要協助的事務方面,以良好的態度進行e-mail 或口頭的溝通,保持友善的關係,如此就能彼此互惠受益。


二、地域扶輪雜誌之間聯繫不夠,語言可能是其中的一項原因,不過事在人為,如能平時多加聯繫,瞭解共同面臨的問題或交換工作上的經驗,應有助於改善服務的品質並能促進地域扶輪雜誌的成長。


三、2016 立法會議重申扶輪社員應該按照國際扶輪細則規定訂閱地域扶輪雜誌。不過,參加這次講習會的編輯與國際扶輪總部一致認為充實豐富雜誌的內容更為重要。在這方面,將全力支持提供扶輪的最新資訊以及扶輪故事的資料,使地域扶輪雜誌能夠加強具有吸引各方面讀者所需求的雜誌內容。


四、為了順應電子通訊的趨勢,國際扶輪已開始朝向各種電子通訊方面的傳播工具發展如網站,數位雜誌,電視錄影,視訊會議等。這些是為了吸引年輕人加入扶輪社而設想,也是為了未來的發展所作的準備。但是事實上,數據顯示其效果非常有限,而且有許多技術的層次問題尚待解決。這次講習會約略提及此議題,卻沒有具體的指導原則與辦法。
這是一趟學習見識之旅,有機會認識多年從事這項專業工作的各國人士,親身聽取他們寶貴的意見與經驗,實在獲益良多。同時,將盡力善用所得之資源於「台灣扶輪」月刊及相關的工作上。